Home > Privacyverklaring JHD notarissen

Privacyverklaring JHD notarissen

Persoonsgegevens die JHD notarissen van u ontvangt

Bij een bespreking op ons kantoor zult u van uzelf persoonsgegevens aan ons kantoor verstrekken, zoals uw naam, adres- en woonplaatsgegevens en/of een kopie van uw legitimatiebewijs. Dit is vrijwel altijd verplicht bij de notaris.

Ook kan het zijn dat wij in het bezit van uw persoonsgegevens komen door toezending van stukken door anderen, zoals een koopovereenkomst van een makelaar, een opdracht via uw accountant of dat wij uw gegevens uit een register hebben opgevraagd op grond van een wettelijke taak.

In deze privacyverklaring geven wij informatie over hoe ons kantoor omgaat met uw persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Naam kantoor: JHD notarissen
Adres: J.L. van Rijweg 139
Postcode / Plaats: 2713 HZ Zoetermeer
Contactpersoon voor gegevensbescherming: mr. O. de Groot
E-mailadres: o.degroot@jhdnotarissen.nl / info@jhdnotarissen.nl

 

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

  • het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
  • om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
  • voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.


Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt dan waarvoor zij zijn verkregen of door u gegeven. Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

  1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
  2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
  3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
  4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
  5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan, dus ook uw BSN e.d.
  6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

  1. De verwerking van persoonsgegevens gegevens ter doorzending aan derden heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • uitvoeren van uw opdracht;
    • informeren van derden die zijn betrokken bij uw dossier, zoals bijvoorbeeld uw hypotheekadviseur, makelaar en de vereniging van eigenaars (bij een appartementsrecht). Dit gebeurt na uw verkregen toestemming. Bij de start van de behandeling van uw dossier wordt uw toestemming voor de gehele duur van de afwikkeling van het dossier gevraagd. Informatie na sluiting van het dossier wordt uitsluitend verzonden aan derden na uw wederom verkregen toestemming.
  2. De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van andere dienstverlening dan het opmaken van een notariële akte, zoals het geven van adviezen, de afwikkeling van een nalatenschap heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • uitvoeren van uw opdracht.
  3. De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van doorzending ten behoeve van inschrijving in registers (zoals Kadaster, Kamer van Koophandel) heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • kenbaarheid zoals door de wet bepaald;
    • inschrijving op basis van wettelijke voorschriften;
    • voor inschrijvingen in het Centraal Levenstestamentenregister is toestemming van de cliënt vereist.
  4. De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van het legaliseren van handtekeningen heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • het bevestigen van de echtheid van uw handtekening op uw verzoek.
  5. De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van het uitbrengen van offertes heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • uitvoeren van uw opdracht.
  6. De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van relatiebeheer in de zakelijke keten heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • informeren en faciliteren samenwerking in de keten;
    • met toestemming van zakelijke relatie.
  7. De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de financiële administratie heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • kenbaarheid financiële rechten en verplichtingen;
    • op basis van een wettelijke plicht.
  8. De verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van de aanleg en beheer van een personeelsdossier heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
    • personeelsmanagement;
    • op basis van een wettelijke plicht.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

  • Openbare registers, waaronder het Kadaster
  • Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst en/of op te maken hypotheekakte waarin u één van de partijen bent
  • schenker bij een akte van schenking
  • degene die een testament maakt en u daarin wenst te benoemen.
     

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. Ook is het mogelijk dat uzelf ons uitdrukkelijk verzoekt gegevens aan een derde te verstrekken. In het laatste geval is het aan ons om te beslissen of de gegevens worden doorgegeven.

Op basis van wettelijke plicht

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers (in geval van een wettelijke plicht of ingevolge uw opdracht):

  • Kadaster, Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (verplichte Registratie van notariële akten in Centraal Digitaal Repertorium), Kamer van Koophandel, Centraal Testamentenregister, Belastingdienst.
     

Op basis van uw toestemming

  • Centraal Levenstestamentenregister, Belastingdienst (in geval van in uw opdracht ingediende aangiften anders dan overdrachtsbelasting).
  • Uw makelaar, financieel adviseur/tussenpersoon/bank en/of vereniging van eigenaars in geval van behandeling van een koopovereenkomst/hypotheek waarbij u partij bent (denkt u aan het toezenden van een concept akte van levering aan uw makelaar of uw afrekening aan uw financieel adviseur).
     

Wij gaan er van uit dat u hiervoor toestemming heeft verleend na ontvangst van de koopovereenkomst door ons of opdracht om een hypotheekakte op te stellen. U kunt ons echter kenbaar maken dat aan deze personen geen informatie mag worden verstrekt.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een schriftelijke aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag (zoals het ambtsgeheim van de notaris) waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen.

Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte. Het is aan de notaris om te beoordelen of er een juridische noodzaak is de akte in voorkomend geval te rectificeren.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte of in een dossier gerelateerd aan een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

De notaris kan een zogenaamd gerechtvaardigd eigen belang hebben om de gegevens niet te hoeven wissen. Een voorbeeld van zo'n belang kan zijn het aanhouden van stukken als bewijs voor het geval van een eventuele juridische procedure tussen cliënten in een dossier of tegen de notaris.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via de heer mr. O. de Groot van ons kantoor. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.